Gestion des priorités et des conflits pour assistant(e)s et gestionnaires d'immeuble

Les missions du gestionnaire et de l’assistant de copropriété
• Rôles, responsabilités et complémentarité au sein du binôme
• Les attentes des copropriétaires et du conseil syndical
• Le poids croissant de la réglementation et des obligations légales
• Évolution des métiers et nouvelles compétences attendues
La polyvalence au cœur du métier
• Diversité des tâches : administratif, technique, juridique, relationnel
• Les enjeux humains : stress, surcharge, priorisation
• Compétences transversales à développer (communication, rigueur, adaptabilité)
Gérer ses priorités et organiser son activité
• Techniques d’organisation personnelle : planification, tri, délégation
• Gestion optimale des mails, appels et courriers
• Organisation et suivi des Assemblées Générales (AG)
• Suivi des sinistres, travaux et prestataires
• Gestion des imprévus et des urgences
• Outils d’aide à l’organisation (tableaux de bord, IA, automatisation simple)
Optimiser la gestion collective au sein de l’agence
• Délégation efficace : collaborateurs, prestataires, Conseil Syndical
• Gestion et priorisation d’un portefeuille de copropriétés
• Alléger la charge de travail : recouvrements, sinistres, états datés, travaux
• Rôle central de la communication interne et de la formation continue
Le choix des parties prenantes externes : savoir bien s’encadrer
Outils innovants pour une gestion plus efficace
• Découverte d’applications et d’outils numériques (planning partagé, CRM,
plateformes de suivi)
• Utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour :
o Gagner du temps dans la rédaction et la communication
o Suivre les travaux ou sinistres via alertes automatisées
o Synthétiser les informations pour les AG ou rapports de gestion
• Exemples d’outils adaptés : ChatGPT, Gemini, Notebooklm etc.
La gestion des conflits
• Identifier les sources de tensions (copropriétaires, membres du Conseil Syndical,
prestataires)
• Adopter une posture professionnelle et factuelle
• Techniques de communication apaisée et de médiation
• Prévenir les conflits par la transparence et le suivi régulier
• Cas pratiques : gestion d’un copropriétaire agressif, d’un conseil syndical divisé, ou
d’un prestataire défaillant